Sous-traitance VTC 2026 : dossier de conformité

À 22 h 10, un exploitant accepte une course aéroport qu'il ne peut plus couvrir. Il transfère l'adresse à un chauffeur connu sur une messagerie, puis reçoit une facture globale en fin de mois. Le collègue est peut-être compétent, mais le dossier ne permet pas de savoir quelle entreprise a exécuté la course, si le véhicule était déclaré, ni si l'information du passager a été utilisée au-delà du trajet.

La conformité ne consiste pas à collectionner une fois par an des PDF. Elle relie trois niveaux : l'entreprise partenaire, le conducteur et le véhicule, puis chaque réservation effectivement confiée. La profondeur du contrôle dépend aussi du rôle réel : vendeur du transport, centrale de réservation, professionnel de mise en relation électronique ou simple acheteur d'une prestation.

Commencer par qualifier la chaîne

Question	Ce qu'elle détermine	Preuve
Qui a vendu la course au client ?	Engagements de prix, service et réclamation	Devis, conditions et confirmation
Qui a réservé auprès du transporteur ?	Commande de sous-traitance	Bon de mission accepté
Qui est l'exploitant VTC ?	Inscription et assurance de l'entreprise	REVTC et RCP
Qui conduit ?	Habilitation personnelle	Carte professionnelle valide
Quel véhicule est utilisé ?	Conformité et assurance du trajet	Dossier véhicule daté
Qui facture qui ?	Recettes, achats et TVA	Deux flux distincts

Ne déduisez pas les responsabilités du seul mot « sous-traitant ». Une centrale de réservation est responsable de plein droit envers le client de la bonne exécution des obligations résultant du contrat, que le déplacement soit réalisé par elle-même ou par un autre professionnel, sous les réserves prévues par l'article L. 3142-3 du Code des transports. Un professionnel de mise en relation électronique supporte par ailleurs les vérifications énumérées à l'article L. 3141-2.

Un exploitant qui achète ponctuellement une course sans exploiter une plateforme n'entre pas automatiquement dans toutes ces catégories. Il reste tenu par ses propres contrats et par les règles qui lui sont applicables. Faites qualifier le modèle lorsqu'il devient récurrent.

Définir le périmètre avant l'urgence

Classez les partenaires en trois catégories : secours exceptionnel, capacité locale récurrente ou réseau structuré. Fixez pour chacune les types de courses admis, les zones, les véhicules, les horaires, la clientèle et le plafond financier.

Prévoyez aussi des interdictions : mineur non accompagné si le protocole n'existe pas, transport nécessitant un équipement non vérifié, prise en charge transfrontalière non qualifiée, compte VIP sans accord ou retransmission à un second sous-traitant. Une course refusée tôt vaut mieux qu'une chaîne impossible à prouver.

Contrôler l'entreprise partenaire

Le dossier entreprise comprend au minimum :

identité légale, SIREN et représentant ;
inscription REVTC recherchée sur le portail officiel ;
attestation de responsabilité civile professionnelle ;
coordonnées de facturation et compte bancaire vérifié ;
périmètre géographique et capacité déclarée ;
date de collecte, date de validité et contrôleur ;
alerte avant échéance ou changement.

Ne confondez pas numéro SIREN actif et droit d'exploiter un VTC. Le REVTC public doit désigner la bonne entreprise. Depuis la loi du 25 juin 2026, l'exploitant ne peut mettre à disposition d'un tiers l'inscription obtenue pour son propre compte : un partenaire qui travaille sous le numéro d'un autre constitue un signal d'arrêt, pas une formalité à compléter plus tard.

Appliquer l'attestation de vigilance au bon seuil

Pour un contrat portant sur une obligation d'au moins 5 000 euros hors taxes, le donneur d'ordre doit demander une attestation de vigilance lors de la conclusion, puis tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution. La fiche officielle précise que l'authenticité et la validité sont vérifiées avec le code de sécurité auprès de l'Urssaf.

Ne découpez pas artificiellement une relation durable en petites factures pour ignorer le montant global du contrat. À l'inverse, ne présentez pas la collecte semestrielle comme une obligation identique pour chaque dépannage de faible montant. Le seuil, le contrat et la durée doivent être analysés.

L'attestation de vigilance ne prouve ni le REVTC, ni la carte du conducteur, ni l'assurance de la voiture, ni la réalité de la course. Elle occupe une ligne du dossier fournisseur ; elle ne remplace pas le dossier VTC.

Contrôler le conducteur réellement affecté

Une entreprise conforme peut envoyer un conducteur dont la carte n'est plus valide. Demandez l'identité du chauffeur affecté et utilisez le service public de contrôle de validité. Enregistrez le résultat, la date, l'heure et la course concernée sans conserver plus de données que nécessaire.

Évitez les captures anciennes transmises par messagerie. Le contrôle doit être assez proche de la course pour prouver la situation utile. Pour un partenaire récurrent, programmez une vérification périodique et une vérification événementielle lors d'un changement de chauffeur.

La carte professionnelle est personnelle. Elle ne permet pas au conducteur d'exploiter sous n'importe quelle entreprise : le lien avec l'exploitant et le véhicule reste à contrôler.

Identifier le véhicule avant le départ

Le bon de mission indique immatriculation, catégorie, nombre de places et besoins annoncés. Rapprochez ces données du dossier transmis par l'exploitant : rattachement REVTC, carte grise ou titre d'usage, assurance pour l'usage VTC et contrôle technique applicable.

Une déclaration « véhicule similaire possible » est insuffisante si le client attend une berline déterminée, un nombre de bagages, un siège fourni selon le protocole ou une capacité PMR spécifique. Tout remplacement est accepté et contrôlé avant le départ.

Si une pièce expire le lendemain, elle peut être valide aujourd'hui ; le dossier doit conserver la situation à la date de la course. Inversement, une pièce renouvelée après l'incident ne prouve pas rétroactivement la conformité.

Préserver les sept mentions de la réservation

Depuis le 29 octobre 2025, le justificatif VTC sur papier ou support électronique doit préserver l’antériorité de la réservation et les sept informations de l’article 1 de l’arrêté du 6 août 2025 : identité et coordonnées de l’exploitant ; son numéro REVTC ; son numéro unique d’identification ; nom et téléphone du client demandeur ; date et heure de réservation ; date et heure de prise en charge souhaitées ; lieu de prise en charge. Si le nom et le téléphone du client ne figurent pas sur le justificatif, le conducteur doit fournir sans délai à l’agent de contrôle les moyens de contacter ce client. Une référence interne de mission ou l’identité d’un intermédiaire ne remplace pas le numéro unique de l’exploitant.

Dans une sous-traitance, décidez qui génère le justificatif et comment il désigne l'exploitant qui réalise effectivement la course. Le conducteur doit pouvoir le présenter ; le donneur d'ordre doit pouvoir rapprocher la demande initiale et la mission. Utilisez la grille réservation préalable VTC.

La destination, le nom du conducteur et l'immatriculation restent très utiles au bon de mission, mais ne les présentez pas comme faisant partie des sept mentions réglementaires. Séparez exigence légale et contrôle contractuel.

Émettre un bon de mission avant la course

Le bon de mission horodaté contient :

identifiant unique et référence de réservation ;
donneur d'ordre et exploitant exécutant ;
conducteur et véhicule prévus ;
heures, lieux et consignes strictement nécessaires ;
prix ou méthode de calcul entre professionnels ;
attente, péages, parking, annulation et dépassement ;
interdiction ou conditions d'une sous-traitance de second rang ;
canal d'incident et preuve de fin de course ;
durée de conservation et sort des données passager ;
acceptation du partenaire avant départ.

Le bon ne doit pas exposer l'ensemble du dossier client. Le chauffeur reçoit ce qui est nécessaire à la prise en charge et à la sécurité, pas les notes commerciales, l'historique des voyages ou une copie de pièce d'identité sans justification.

Ne pas transformer une prestation indépendante en salariat déguisé

L'indépendance ne tient pas au titre du contrat. La Cour de cassation rappelle que le lien de subordination se caractérise par le pouvoir de donner des instructions, d'en contrôler l'exécution et d'en sanctionner le non-respect. L'analyse porte sur les conditions réelles.

Un standard de service, un horaire client et une obligation de sécurité ne suffisent pas à eux seuls à trancher. Examinez l'ensemble : liberté d'accepter, organisation du travail, clientèle propre, matériel, tarification, contrôle, sanctions, exclusivité et dépendance. Plus le donneur d'ordre dirige durablement la manière de travailler et sanctionne les écarts, plus le risque augmente.

N'inventez pas une fausse autonomie : « libre » dans le contrat mais planning obligatoire, contrôle permanent et pénalités discrétionnaires dans les faits. Faites auditer la relation lorsqu'un partenaire individuel assure une part stable de la capacité.

Séparer le contrat client et la facture du partenaire

Lorsque le donneur d'ordre vend au client et achète une prestation au partenaire, deux relations existent :

facture de vente au client par l'entité qui a contracté avec lui ;
facture d'achat du sous-traitant correspondant à la mission exécutée.

Un « reversement » sans facture ne permet pas de reconstituer prix de vente, achat, TVA, frais et marge. La facture du partenaire indique les parties, la période, les courses ou le relevé rattaché, les montants HT, le traitement de TVA applicable et les conditions de paiement. Le relevé détaillé évite une ligne mensuelle impossible à auditer.

Si le partenaire facture directement le passager, vérifiez que cette organisation correspond réellement au parcours contractuel et à l'information donnée au client. Ne changez pas de modèle après la course uniquement pour simplifier la comptabilité.

Rapprocher commande, exécution, vente et achat

Chaque mois, faites un rapprochement par identifiant de course :

Champ	Source	Écart recherché
Exploitant, conducteur, véhicule	Bon accepté	Remplacement non validé
Départ, arrivée, durée	Preuve d'exécution	Course annulée mais facturée
Prix client	Facture de vente	Supplément non accepté
Prix partenaire	Facture d'achat	Taux ou quantité incohérents
Paiements	Banque	Double paiement ou solde
Incident	Ticket	Avoir sans action fournisseur

Mesurez marge brute par course, taux d'écarts, annulations, retards et incidents attribuables. La sous-traitance qui sauve du chiffre d'affaires mais détruit la marge doit apparaître. Le dossier sous-traitance entre exploitants donne une base contractuelle complémentaire.

Protéger les données du passager

Le chauffeur a besoin du nom utile à l'accueil, du téléphone, de l'heure et des lieux. Il n'a pas besoin d'un historique CRM, du tarif négocié avec l'entreprise cliente ou de commentaires personnels non nécessaires.

Qualifiez les rôles RGPD à partir des faits. Le partenaire peut traiter certaines données pour le compte du donneur d'ordre et décider d'autres traitements pour ses propres obligations ; l'étiquette « sous-traitant » commercial ne décide pas automatiquement du rôle au sens du RGPD.

Le contrat précise instructions, confidentialité, sécurité, incident, sous-traitance ultérieure, assistance, suppression et audit lorsque l'article 28 s'applique. Le lien partagé doit expirer, les accès être nominatifs et les données locales supprimées après le délai défini. Consultez les réflexes RGPD de l'exploitant.

Préparer les incidents et la preuve contradictoire

Le contrat attribue les actions, sans promettre à l'avance qui sera juridiquement responsable :

sécuriser passager et circulation ;
appeler les secours si nécessaire ;
informer le point de contact ;
conserver réservation, heures, messages et constat ;
déclarer aux assureurs selon les contrats ;
traiter l'information client et les données ;
décider d'un avoir sans déduire arbitrairement la facture fournisseur ;
réaliser un retour d'expérience.

Une clause qui met « toute responsabilité » sur le chauffeur ne garantit pas qu'elle produira cet effet envers le passager ou une autorité. Elle organise le recours entre professionnels dans les limites du droit applicable.

Construire une matrice de validité

Pour chaque partenaire, tenez une ligne par preuve avec : émetteur, date d'émission, période de validité, identifiant contrôlé, source de vérification, contrôleur et prochaine action. Le système alerte avant échéance et bloque l'affectation lorsqu'une pièce critique manque.

Trois rythmes se complètent :

à l'entrée : dossier complet et test d'une course ;
périodique : REVTC, assurances, vigilance selon le seuil et pièces datées ;
par course : conducteur, véhicule, réservation et acceptation.

Un contrôle périodique ne dispense pas de regarder l'affectation réelle. Un partenaire peut être conforme mais remplacer au dernier moment le chauffeur ou le véhicule.

Cas pratique : remplacement à 90 minutes du départ

Le partenaire A, déjà qualifié, annonce que le chauffeur et le véhicule initialement prévus sont indisponibles. Il propose le chauffeur B et un autre véhicule.

le donneur d'ordre ne modifie pas silencieusement la mission ;
il contrôle la carte de B dans le service officiel ;
il vérifie le rattachement et les pièces du nouveau véhicule ;
il confirme catégorie, places, bagages et exigences client ;
il réédite le bon de mission avec une version et une heure ;
le partenaire accepte la nouvelle version ;
le justificatif accessible au conducteur désigne correctement l'exploitant ;
après la course, le relevé et la facture reprennent le même identifiant.

Si l'un des contrôles critiques échoue, la course est réaffectée ou refusée. L'urgence n'est pas une dispense.

Checklist avant affectation

rôle du donneur d'ordre qualifié ;
entreprise et SIREN concordants ;
REVTC actif au nom du partenaire ;
RCP et assurance véhicule vérifiées ;
attestation de vigilance demandée si le seuil s'applique ;
carte du conducteur contrôlée ;
véhicule exact validé ;
sept mentions de réservation préservées ;
bon de mission accepté et versionné ;
données passager minimisées ;
prix, suppléments et annulation définis ;
preuve d'exécution et facture rapprochables ;
incident et sous-traitance de second rang encadrés.

Sources officielles

Sources consultées le 6 septembre 2026. La qualification de centrale, plateforme, transporteur contractuel ou sous-traitant dépend des services et contrats réels. Faites contrôler les montages récurrents ou complexes par les professionnels compétents.