La réservation préalable distingue le service VTC de la prise en charge d’un client qui hèle un véhicule dans la rue. Un agenda ou un message « course confirmée » ne suffit pas s’il ne restitue pas les informations prévues par l’arrêté du 6 août 2025. Distinguez les mentions réglementaires du justificatif des informations complémentaires utilisées pour organiser la mission.
Le texte applicable et sa date d’effet
L’arrêté du 6 août 2025 a été publié au Journal officiel du 29 août 2025 et prévoit une entrée en vigueur deux mois après sa publication, soit le 29 octobre 2025. Il remplace le contenu réglementaire antérieur du justificatif. Pour une course réalisée aujourd’hui, il faut donc contrôler le modèle au regard de ce texte et non d’une capture ancienne trouvée en ligne.
Les blocs d’information à réunir
L’article premier impose plusieurs catégories de mentions. Pour éviter les oublis, organisez le justificatif en blocs stables :
- Exploitant : nom ou dénomination et coordonnées.
- REVTC : numéro d’inscription de l’exploitant.
- Identification de l’exploitant : numéro unique d’identification.
- Client demandeur : nom et coordonnées téléphoniques.
- Réservation : date et heure de sa réalisation.
- Prise en charge souhaitée : date et heure.
- Point de départ : lieu de prise en charge indiqué par le client.
L’article 1 prévoit une modalité particulière lorsque le nom et le téléphone du client ne figurent pas sur le justificatif : le conducteur fournit sans délai à l’agent les moyens de prendre contact avec le client. La référence interne, la plaque du véhicule, la destination ou l’identité d’un intermédiaire peuvent être utiles à l’organisation ; elles ne remplacent pas les mentions légales et ne font pas partie de cette liste de sept informations.
| Contrôle | Question pratique | Erreur fréquente | Correction |
|---|---|---|---|
| Chronologie | La réservation est-elle antérieure à la prise en charge ? | Document créé après coup | Horodatage conservé au moment de la commande |
| Identité | L’exploitant est-il celui qui réalise la prestation ? | Marque commerciale seule | Dénomination et numéro REVTC |
| Véhicule | L’immatriculation correspond-elle au véhicule affecté ? | Véhicule remplacé sans mise à jour | Régénérer avant la course |
| Lieu | Le point de prise en charge est-il exploitable ? | Ville ou terminal sans précision | Adresse ou point de rendez-vous clair |
Contrôler le justificatif avant le départ
- Ouvrez le document et vérifiez qu’il est lisible hors connexion si le trajet l’exige.
- Comparez date, heure et lieu à la confirmation client la plus récente.
- Contrôlez l’exploitant, le numéro REVTC et l’immatriculation après toute réaffectation.
- Conservez la version présentable sans exposer inutilement d’autres courses ou clients.
Une vue générale de calendrier contenant plusieurs noms et numéros de téléphone n’est pas un bon justificatif à présenter. Préférez un document par réservation, limité aux informations requises et nécessaires.
Traiter les changements sans effacer l’historique
Un changement de véhicule, d’horaire ou de point de prise en charge doit produire une version à jour. Conservez la trace de la demande du client et de la modification, mais présentez la version applicable à la course. N’écrasez pas les journaux techniques qui permettent d’expliquer la chronologie ; limitez-en l’accès et la durée de conservation.
Si un confrère exécute la course, clarifiez avant l’affectation qui est l’exploitant mentionné, quelle immatriculation sera utilisée et qui génère le justificatif. Le dispositif de sous-traitance ne doit pas aboutir à un document portant le véhicule initial alors qu’un autre se présente.
Archiver proportionnellement
Le justificatif contient des données personnelles. Définissez une finalité, des personnes autorisées, une durée et un mode de suppression. Les obligations comptables, contractuelles et de défense des droits peuvent conduire à conserver certains éléments selon des durées différentes ; cela ne justifie pas un accès illimité à toutes les données opérationnelles. La CNIL recommande de fixer les durées en fonction de la finalité et de distinguer conservation courante, archivage intermédiaire et suppression.
Audit express de cinq courses
Sélectionnez une course directe, une course de plateforme, une course entreprise, une course réaffectée et une course annulée. Pour chacune, vérifiez la présence des blocs, la chronologie, l’immatriculation et la possibilité de produire le document. Notez l’écart et son origine : donnée non collectée, champ non transmis, modèle incomplet ou procédure de remplacement absente. Corrigez le système, pas seulement les cinq fichiers.
Le portefeuille documentaire pour un contrôle VTC replacera ce justificatif parmi les autres pièces sans tout fusionner dans un dossier unique.
Sources juridiques et vérifications
- Légifrance — arrêté du 6 août 2025 relatif au justificatif de réservation préalable des VTC.
- Légifrance — article 1 et mentions du justificatif.
- Ministère chargé des Transports — réglementation T3P.
- CNIL — déterminer les durées de conservation.
Le modèle doit être revu si les textes évoluent. En cas de doute sur une situation particulière, consultez le registre, l’autorité compétente ou un conseil juridique.