Un portefeuille documentaire cohérent ne consiste pas à conserver tous les PDF reçus depuis la création de l’entreprise sur un téléphone. Il permet d’identifier rapidement la pièce applicable au conducteur, au véhicule, à l’exploitant et à la course, tout en séparant les archives et les données d’autres clients. La cohérence des versions compte autant que la présence des fichiers.
Construire quatre blocs et un index
Conducteur : pièces relatives à la personne qui conduit. Véhicule : immatriculation, situation et justificatifs propres au véhicule. Exploitant : identité et inscription de l’entreprise. Course : justificatif de réservation applicable et informations nécessaires. L’index précise le nom de la pièce, sa version, sa date de validité, son emplacement et la dernière vérification.
La liste exacte dépend de la situation et des textes applicables. Consultez le portail REVTC et les informations officielles au moment de la préparation au lieu de recopier une liste figée.
| Bloc | Identifiant de liaison | Contrôle de cohérence | Accès |
|---|---|---|---|
| Conducteur | Nom et numéro de document | Personne au volant | Version présentable |
| Véhicule | Immatriculation | Véhicule réellement utilisé | À bord ou accès prévu |
| Exploitant | SIREN et REVTC | Dénomination identique | Extrait limité |
| Course | Référence de réservation | Date, lieu, véhicule | Un document par mission |
Éliminer les ambiguïtés de version
Nommez chaque fichier avec type, titulaire, date de fin éventuelle et date de collecte. Le dossier actif ne contient qu’une version présentable ; les anciennes vont dans une archive non affichée par défaut. Lorsqu’un véhicule ou une adresse change, recherchez toutes les pièces qui en dépendent au lieu de remplacer un seul PDF.
Ajoutez un statut : vérifié, à renouveler, en attente ou archivé. Une date de validité sans statut ne dit pas si le document a été contrôlé après un avenant.
Traiter le justificatif de réservation comme une pièce dynamique
Le justificatif dépend de la course. Depuis le 29 octobre 2025, l’arrêté du 6 août 2025 fixe sept informations : identité et coordonnées de l’exploitant ; son numéro REVTC ; son numéro unique d’identification ; nom et téléphone du client demandeur ; date et heure de réservation ; date et heure de prise en charge souhaitées ; lieu de prise en charge. La plaque peut compléter le bon de mission pour contrôler l’affectation, mais elle ne fait pas partie de cette liste. Si les coordonnées client prévues manquent, le conducteur doit permettre à l’agent de contacter le client sans délai. Évitez une capture générale du planning exposant d’autres passagers.
Après une réaffectation, régénérez ou actualisez la version pour le véhicule utilisé. Conservez la chronologie dans le système, mais présentez le justificatif pertinent.
Prévoir un mode hors ligne sans multiplier les copies
Identifiez les documents qui doivent être disponibles si le réseau tombe et ceux qui peuvent être obtenus autrement. Stockez la copie hors ligne dans un espace protégé, vérifiez son ouverture et sa mise à jour. Ne transférez pas systématiquement le dossier complet dans la galerie photo ou une messagerie.
Un accès partagé utilise des comptes nominatifs et une révocation prévue. Lorsqu’un conducteur quitte l’entreprise ou rend un véhicule, retirez ses accès et fichiers temporaires.
Réaliser un contrôle à blanc
- Choisissez une course et le véhicule affecté.
- Demandez au conducteur de retrouver chaque bloc sans aide.
- Chronométrez seulement pour détecter les recherches inutiles, pas pour créer une compétition.
- Vérifiez les noms, numéros, dates et immatriculations.
- Notez toute donnée d’un autre client visible pendant la manipulation.
Le résultat est une liste d’écarts : document absent, version ancienne, champ incohérent, accès impossible ou surexposition. Chaque écart obtient une action et une date.
Installer une revue par événement
Le portefeuille doit être revu avant les dates de fin, mais aussi après changement de véhicule, conducteur, adresse, forme juridique, assureur ou outil de réservation. Ces événements déclenchent une vérification ciblée. Une revue trimestrielle complète contrôle ensuite les accès, versions et règles d’archivage.
Le guide réservation préalable VTC détaille spécifiquement le contenu et l’audit du justificatif.
Sources réglementaires et vérifications
- Ministère chargé des Transports — réglementation T3P.
- REVTC — informations générales sur l’inscription et le dossier.
- Légifrance — arrêté du 6 août 2025 relatif au justificatif de réservation.
Les documents à présenter varient selon la situation et l’évolution des textes. Vérifiez les exigences officielles et les instructions des agents compétents.