Une capture d'écran de plateforme ne constitue pas automatiquement un justificatif complet. Depuis le 29 octobre 2025, le document présenté lors d'un contrôle doit réunir sept informations définies par l'arrêté du 6 août 2025. Il peut être sur papier ou sur support électronique. Le conducteur doit surtout pouvoir le présenter à la demande de l'agent.
Le premier travail consiste à corriger une confusion fréquente : la destination, l'immatriculation du véhicule ou le nom du conducteur peuvent être utiles à l'organisation, mais ils ne figurent pas dans la liste des sept mentions obligatoires de cet arrêté. N'ajoutez pas des exigences imaginaires à la règle ; vérifiez les sept champs exacts.
Les sept mentions obligatoires en 2026
- nom ou dénomination sociale et coordonnées de l'exploitant VTC ;
- nom et coordonnées téléphoniques du client sollicitant la prestation ;
- date et heure auxquelles le client a effectué la réservation préalable ;
- date et heure de prise en charge souhaitées par le client ;
- lieu de prise en charge indiqué par le client ;
- numéro d'inscription de l'exploitant au registre des VTC, le REVTC ;
- numéro unique d'identification de l'exploitant, c'est-à-dire son Siren issu du RNE.
Si le nom et le numéro de téléphone du client ne figurent pas sur le justificatif, l'arrêté prévoit que le conducteur fournisse sans délai à l'agent de contrôle les moyens de prendre contact avec le client. Ne transformez pas cette possibilité en suppression systématique des deux champs sans procédure de contact opérationnelle.
Ce que le texte exige au conducteur
L'article R. 3120-2 du code des transports autorise le support papier ou électronique et impose au conducteur de présenter le justificatif à la demande des agents chargés des contrôles. Une archive parfaite au siège mais inaccessible depuis le véhicule ne remplit donc pas l'objectif opérationnel.
Préparez un mode principal et un secours :
- application ou espace documentaire accessible sur le téléphone professionnel ;
- export local récent pour les zones sans réseau ;
- procédure papier pour une panne prolongée ;
- accès limité aux courses du conducteur concerné ;
- test périodique d'une course ancienne.
Contrôler chaque canal de réservation
| Canal | Risque fréquent | Contrôle |
|---|---|---|
| Plateforme | L'écran visible omet Siren ou REVTC | Ouvrir le justificatif complet, pas le seul résumé de course |
| Site direct | Formulaire reçu sans heure de réservation fiable | Conserver l'horodatage serveur et la confirmation |
| Téléphone | Note prise après coup | Créer immédiatement une confirmation datée avec les sept champs |
| Courriel | Coordonnées exploitant incomplètes | Générer un document standard lié au message original |
| Sous-traitance | Identité de l'exploitant exécutant ambiguë | Faire confirmer les mentions produites et l'accès du conducteur |
Auditez les canaux séparément. La conformité d'une plateforme ne garantit pas celle des courses directes, et inversement.
Un modèle minimal lisible
| Exploitant | [dénomination et coordonnées] |
|---|---|
| REVTC / Siren | [numéro registre] / [Siren] |
| Client | [nom et téléphone, ou procédure de contact immédiat] |
| Réservation effectuée | [date et heure] |
| Prise en charge souhaitée | [date et heure] |
| Lieu de prise en charge | [lieu indiqué par le client] |
Ajoutez un identifiant interne pour retrouver la course, mais ne le comptez pas comme une mention réglementaire. Vous pouvez aussi intégrer destination, conducteur ou véhicule pour vos besoins, à condition d'en avoir une finalité et de protéger ces données.
Ne pas confondre réservation et reçu de paiement
Un reçu établi après le trajet démontre un paiement, pas nécessairement l'existence d'une réservation préalable. Le justificatif contient l'heure à laquelle le client a réservé et l'heure de prise en charge souhaitée. Cette chronologie doit rester visible. Ne réécrivez pas l'heure de réservation au moment de la prise en charge.
Pour une clientèle directe, reliez le justificatif au devis ou à la confirmation sans fusionner tous les documents en un fichier modifiable.
Conserver le fichier source et l'historique utile
Gardez l'export produit par le système, accompagné de son identifiant et de sa date de création. Si une information est corrigée, conservez une trace de la correction plutôt que d'écraser silencieusement l'original. Une capture d'écran peut dépanner, mais elle risque de tronquer un champ ou de perdre le contexte.
Une convention de nommage sobre suffit : date de prise en charge, identifiant interne et exploitant. N'inscrivez pas le nom ou le téléphone du client dans le nom du fichier, car ces informations se retrouveraient dans les sauvegardes et journaux techniques.
Disponibilité hors ligne et téléphone remplacé
Le jour du contrôle, le réseau peut manquer, la session peut expirer ou le téléphone peut être remplacé. Testez ces trois situations. Une copie locale chiffrée des courses proches peut servir de secours, avec synchronisation et suppression gérées. Évitez de télécharger tout l'historique client sur chaque appareil.
Lorsqu'un conducteur quitte la flotte, retirez son accès sans supprimer les archives de l'entreprise. Lorsqu'un téléphone est restitué, déconnectez les comptes et effacez les données selon la procédure prévue.
Durée de conservation : ne pas inventer un chiffre
L'arrêté énumère les mentions du justificatif mais ne fixe pas, dans son article 1, une durée générale d'archivage. Déterminez les durées à partir des finalités réellement applicables : contrôle réglementaire, contrat, facturation ou contentieux. Documentez la règle retenue avec le conseil compétent au lieu d'afficher une durée unique non sourcée.
La CNIL rappelle qu'une donnée personnelle ne doit pas être conservée indéfiniment : une durée doit être déterminée selon l'objectif. Séparez si nécessaire la preuve réglementaire des données commerciales qui n'ont plus de finalité.
Sécuriser l'archive sans la rendre inutilisable
- comptes nominatifs et authentification renforcée ;
- droits limités aux fonctions et périodes nécessaires ;
- chiffrement du terminal et des sauvegardes ;
- journalisation des accès administratifs ;
- sauvegarde testée et procédure de restauration ;
- suppression planifiée à l'issue de la durée retenue.
Ne partagez pas un compte commun entre tous les chauffeurs. Le conducteur doit pouvoir présenter son justificatif sans pouvoir parcourir les réservations de toute la clientèle.
Audit de cinq courses
- Choisissez une course plateforme, une directe, une téléphonique, une sous-traitée et une ancienne.
- Chronométrez l'accès au justificatif depuis le terminal du conducteur.
- Cochez une à une les sept mentions de l'arrêté.
- Vérifiez la chronologie réservation/prise en charge.
- Testez le moyen de contacter le client si ses coordonnées ne figurent pas sur le support.
- Contrôlez l'accès hors ligne et le classement de la preuve originale.
Utilisez la grille détaillée « Réservation préalable VTC » pour former les conducteurs. Corrigez le modèle avant de réparer des centaines d'archives.
Les affirmations à écarter
- « Une capture de l'application suffit toujours. »
- « La destination est l'une des sept mentions obligatoires. »
- « Le reçu après course prouve forcément la réservation préalable. »
- « Le cloud sera accessible pendant le contrôle. »
- « Il faut conserver toutes les données client sans limite. »
Sources officielles
- Légifrance : article 1 de l'arrêté du 6 août 2025 et sept mentions
- Légifrance : article R. 3120-2, support papier ou électronique et présentation au contrôle
- Service Public Entreprendre : réservation préalable et justificatif VTC
- Ministère des Transports : réglementation T3P et textes de référence
- CNIL : déterminer les durées de conservation
- CNIL : sécuriser l'informatique mobile
Sources consultées le 6 septembre 2026. Les sept mentions ci-dessus reprennent l'arrêté en vigueur ; les champs supplémentaires doivent répondre à une finalité propre et être protégés.