Un « kit de départ » imprimé une fois devient rapidement trompeur : un document peut exister tout en visant le mauvais titulaire, l’ancien véhicule ou une période expirée. Ce dossier propose donc autre chose : un référentiel versionné qui relie chaque preuve à son émetteur, son objet, sa durée et la source officielle à vérifier.
Limite importante : ce référentiel est une méthode de classement et de contrôle. Il ne constitue pas une liste universelle des documents exigibles dans toutes les situations. Le statut de l’exploitant, le véhicule, le conducteur, le mode de réservation, le contrat et le contrôle concerné déterminent les pièces applicables.
Les cinq dossiers qui ne doivent pas se confondre
1. Exploitant
Réunissez l’identité de l’entreprise, son numéro d’identification, l’état de son inscription au REVTC et les informations déclarées au registre. L’inscription est valable cinq ans et son renouvellement doit être demandé au moins trois mois avant le terme. Les changements relatifs au dossier sont transmis par voie électronique selon le délai indiqué par le registre.
2. Conducteur
Conservez la preuve que la personne qui conduit dispose des titres et conditions nécessaires à la mission. Ne déduisez pas la validité d’une simple photo stockée dans une messagerie : relevez le titulaire, le numéro, la période et la date de dernière vérification. Pour un salarié, les obligations d’employeur forment un dossier distinct.
3. Véhicule
Reliez l’immatriculation, le titulaire ou contrat d’usage, la déclaration au registre lorsqu’elle s’applique, les caractéristiques du véhicule et ses contrôles. Un changement de véhicule doit déclencher une revue des assurances, de la signalétique, du registre et de la réservation, pas seulement le remplacement d’une carte grise dans un dossier.
4. Assurances
Distinguez l’assurance du véhicule pour l’usage concerné et la responsabilité civile professionnelle prévue pour les prestations de transport public particulier. Relevez les conducteurs, véhicules, activité, période, territoire et exclusions utiles. Une attestation ne remplace pas la lecture des conditions lorsqu’une décision dépend d’une garantie.
5. Réservation et prestation
Pour chaque course, le justificatif de réservation préalable doit être disponible sur support papier ou électronique et contenir les informations prévues par le texte en vigueur. Depuis l’entrée en application de l’arrêté du 6 août 2025, le modèle doit notamment être relu au regard de l’identité et du numéro REVTC de l’exploitant, de l’identification de l’entreprise, du client, des dates et heures de réservation et de prise en charge, et du lieu de prise en charge.
Le tableau maître
| Champ | Question de contrôle | Exemple de preuve |
|---|---|---|
| Objet | Que prouve exactement ce document ? | Inscription, autorisation, assurance, contrôle, commande |
| Titulaire | La personne ou société correspond-elle à l’exploitation actuelle ? | Nom, dénomination, identifiant |
| Véhicule | Une immatriculation doit-elle correspondre ? | Immatriculation et référence de flotte |
| Émetteur | Qui produit ou valide la preuve ? | Administration, assureur, organisme de contrôle, client |
| Période | Quand la preuve commence-t-elle et cesse-t-elle d’être valable ? | Date d’effet, échéance, version |
| Source | Quel texte ou portail permet de confirmer l’exigence ? | Légifrance, REVTC, Service Public |
| État | La pièce est-elle préparée, déposée, validée ou remplacée ? | Accusé et horodatage de contrôle |
La convention de nommage
Utilisez un nom qui reste compréhensible sans ouvrir le fichier :
AAAA-MM-JJ_type_titulaire_vehicule_version_statut.ext
Par exemple, le statut peut être reçu, déposé, validé ou remplacé. Ne supprimez pas immédiatement l’ancienne version : déplacez-la dans une archive datée afin de conserver la chronologie, sous réserve de la durée de conservation applicable.
Le contrôle croisé avant première course
- Comparer la dénomination et les identifiants entre entreprise, registre, assurance et réservation.
- Comparer l’immatriculation entre véhicule, registre, assurance et mission.
- Comparer le conducteur prévu avec les titres, déclarations et conditions d’assurance applicables.
- Vérifier les périodes : une preuve valide aujourd’hui peut expirer pendant une mission future.
- Ouvrir le justificatif de réservation sur le téléphone utilisé en service, y compris sans recherche longue dans une messagerie.
Le résultat doit être binaire pour chaque relation : cohérent, à corriger ou à confirmer. « Document présent » n’est pas un état suffisant.
Ce qui reste hors du dossier
Les mots de passe, secrets d’accès et copies inutiles de données personnelles ne doivent pas être multipliés dans le référentiel. Stockez les accès dans un gestionnaire adapté et limitez les personnes habilitées. Pour la structure générale des pièces déjà publiées, consultez Réglementation VTC : les documents à garder à jour ; le présent référentiel ajoute la logique de version et de cohérence.
Sources primaires et vérifications
- REVTC — durée, renouvellement et questions fréquentes.
- REVTC — informations générales et mise à jour du dossier.
- Légifrance — article 1 de l’arrêté du 6 août 2025 sur le justificatif de réservation VTC.
- Légifrance — responsabilité civile professionnelle, article L. 3120-4.
- Entreprendre Service Public — accès et exercice de l’activité VTC.
Dernière revue : juillet 2026. Vérifiez la version en vigueur des sources avant d’utiliser ce référentiel lors d’une décision engageante.